Wdrażamy autorski system Komputerowa Karta Pracy oparty na platformie Lotus celem którego jest usprawnienie procesu obiegu dokumentu w firmie poprzez:

  • kompleksową obsługę wszystkich procesów związanych z Kartą Pracy (dane wpisywane są raz, a następnie przetwarzane przez zintegrowany system informatyczny),
  • udostępnienie pracownikom prostej w obsłudze aplikacji – szczególnie w zakresie wprowadzania danych,
  • zapewnienie bezpieczeństwa danych zarówno w aspekcie ochrony przed ich utratą, jak również ochrony przed niepowołanym dostępem,
  • efektywne wprowadzanie zmian w systemie, wynikających np. ze zmiany przepisów,
  • automatyzację sprawozdawczości.

Podstawowe zadania systemu:

  • tworzenie bazy danych pracowników;
  • ustalenie harmonogramu czasu pracy planowanie zasobów ludzkich do realizacji zadań (obsada stanowisk);
  • rozliczanie czasu pracy pracowników, dodatków kwotowych i godzinowych oraz innych parametrów istotnych w procesie wyliczania płac;
  • rozliczenie godzin pracy w odniesieniu do wykonywanych zadań, indywidualnych pracowników i komórek organizacyjnych; kontrola stanu zaawansowania prac w stosunku do planu;
  • tworzenie rocznego planu urlopów;
  • generowanie wniosków delegacyjnych, urlopowych;

Karta Pracy to aplikacja parametryzowana/dostosowana do potrzeb Klienta. Daje również możliwość rejestrowania czasu pracy maszyn wykorzystywanych dla danej inwestycji. Przykładowe wdrożenia Karty Pracy:

  • rozbicie kosztów pracy ludzi i urządzeń/maszyn na realizowane projekty - dla firm projektowych i budowlanych np. PROCHEM S.A.,
  • opracowanie systemu rozliczania czasu pracy w systemie zmianowym z uwzględnieniem obsady i czasu pracy na poszczególnych stanowiskach przy jednoczesnej kontroli zgodności harmonogramu z obowiązującymi przepisami Kodeksu Pracy - dla firm produkcyjnych np. BOT Elektrownia Turów S.A.

Moduły w systemie KKP:

  • Kalendarz – zawiera Harmonogram Ramowy dla wszystkich systemów pracy,
  • Struktura Organizacyjna – przechowuje dane o pracowniku,
  • Plan Harmonogramów Indywidualnych – moduł planowania pracy poszczególnych pracowników pod kątem zapewnienia obsady,
  • Realizacja Harmonogramów Indywidualnych – moduł rejestrowania odstępstw od planów,
  • Karta Pracy – przechowuje automatycznie wygenerowane Karty Pracy, które poddawane są obiegowi w celu zatwierdzenia,
  • Raporty – moduł przechowujący dane z zamkniętych okresów,
  • Słowniki – przechowują dane typu: dni wolne od pracy, stanowiska kosztów,
  • Planowane absencje – przechowuje dane o urlopach, zwolnieniach itp.,
  • Wnioski – zawiera informacje o nadgodzinach, delegacjach itp.

Ilość i zawartość modułów jest dostosowywana do wymagań Klienta. System umożliwia wybór:

  • okresu rozliczeniowego w zakresie: tygodniowym, miesięcznym, niestandardowym,
  • odpowiednich słowników: obszarów, faz projektów, kodów kosztów pośrednich,
  • sposobu zatwierdzania dokumentów w oparciu o strukturę organizacyjną firmy lub strukturę organizacyjną projektu,
  • generowanych raportów,
  • organizacji planowania.

System realizuje obieg dokumentu według przedstawionej procedury. Rejestracja może odbywać się również poprzez urządzenia bezprzewodowe (telefony komórkowe, palmtopy itp.).

  • Kompleksowa realizacja procesu ewidencjonowanie danych dotyczących czasu pracy,
  • dodatków kwotowych i godzinowych oraz innych parametrów istotnych w procesie wyliczania płac,
  • wyliczenie na podstawie wprowadzonych danych płac lub generowanie danych będących podstawą do wyliczenia płac w systemie zewnętrznym,
  • udostępnianie raportów wspomagających prowadzenie analiz i statystyk w obszarze płacowym,
  • tworzenie dokumentów towarzyszących procesowi ewidencji czasu pracy,
  • wspomaganie procesu tworzenia grafików pracy,
  • obsady stanowisk oraz planów urlopowych.

Prostota obsługi

  • automatyczne generowanie indywidualnych harmonogramów,
  • rejestracja odstępstw od planu,
  • łatwość wprowadzania różnych informacji dla wielu pracowników,
  • wspomaganie referenta przez system w zakresie zachowania zasad wynikających z Prawa Pracy, procedur zakładowych, np.: zachowanie minimalnego czasu pomiędzy wyjściem z pracy a przyjściem, wykorzystanie wszystkich dni urlopu itp.

Łatwe wprowadzanie różnych informacji dla wielu pracowników

  • ergonomiczne widoki, umożliwiające wprowadzanie wszelkiej absencji lub innych zmian w stosunku do planu, poprzez zaznaczenie kilku osób i kliknięcie odpowiedniej absencji,
  • możliwość swobodnego wprowadzania danych o absencji bezpośrednio w systemie (nawet samodzielnie przez pracownika),
  • w przypadku braku zmian w harmonogramie automatyczne przeniesienie danych na Kartę Pracy.